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a cura di Benedetto Santacroce, Ettore Sbandi e Alessandro Mastromatteo
Continua il processo di dematerializzazione dei documenti import-export e il fascicolo elettronico, nel nuovo Codice Doganale dell’UE (CDU), diviene ormai una realtà di immediata attuazione. Il Codice, infatti, ha rivoluzionato i flussi e i processi di sdoganamento, spingendo verso un ambiente paperless che dovrebbe vedere pieno compimento entro il 2020. Sulle regole di esecuzione delle formalità doganali, in particolare, il CDU ha eliminato le procedure domiciliate, rendendo operazioni “ordinarie” sia quelle eseguite presso gli Uffici doganali, sia quelle eseguite presso i luoghi autorizzati dei titolari di apposite autorizzazioni. Con queste modalità operative, le dichiarazioni doganali possono essere trasmesse senza limiti di luogo e di orario, con immediato feedback da parte del sistema di controllo dell’Agenzia delle Dogane: controllo documentale, controllo fisico o nessun controllo e merce svincolabile. La norma chiave, in materia, è l’art. 163 del CDU, il quale ha ridisegnato i flussi di consegna dei documenti da parte degli operatori. È noto, infatti, che ogni dichiarazione doganale reca allegati uno o più documenti, la cui esistenza al momento della formalità doganale è obbligatoria. I documenti in questione hanno valenza fiscale o civilistica, come le fatture o i documenti di trasporto, oppure valenza extratributaria, come avviene per le dichiarazioni di esonero di responsabilità, Cites, dual use, sanitari, ecc.. Ebbene, fino al 1 maggio 2016, tutti questi documenti dovevano essere presentati con il modulo di dichiarazione doganale DAU, mentre ora questo obbligo è eliminato. A norma dell’art. 1163 del CDU, infatti, i documenti che accompagnano la dichiarazione dal 1 maggio sono forniti alla dogana solo se la normativa dell'Unione lo richiede o, soprattutto, se sono necessari per controlli doganali. In sostanza, senza controllo, nessun documento deve essere fornito, ma solo restare a disposizione dell’autorità nella forma della costituzione di un fascicolo elettronico. I vantaggi sono immediati: convalida automatica del DAU, visto uscire, invio delle dichiarazioni H24, svincolo on line delle partite non verificate, rilascio dei movimenti di export. Si badi, però, che il DAU continuerà ovviamente a recare l’indicazione che uno o più documenti sono in effetti presenti e a disposizione, e che pertanto quanto dichiarato all’Ufficio deve rispondere, con carattere di certezza nella data e nell’esistenza, a sicura verità. I controlli, peraltro, possono avvenire quando la merce è in linea per lo sdoganamento, oppure a posteriori, quando le autorità sono legittimate a richiedere le dichiarazioni e i relativi documenti fino ad un termine ordinario pari a tre anni, estensibile in casi particolari, che portano a suggerire un tempo minimo di conservazione di 5 anni. La disposizione pone ancora una serie di questioni di tipo operativo, legate sostanzialmente alla dematerializzazione di tutti i documenti, da un lato, ed agli oneri ed alle responsabilità di conservazione, dall’altro. Sul primo tema, infatti, si rileva la permanenza della annosa questione dei documenti cartacei: certificati, licenze, nulla osta e ogni altro documento che richiede la vidimazione e/o lo scarico deve ancora essere presentato all’ufficio doganale competente entro i termini previsti dalle relative norme di riferimento (come indicato nelle apposite sezioni a sistema TARIC). La conservazione di questi documenti, ovviamente, segue il fatto che la loro esistenza deve mantenere (anche) la forma cartacea. In secondo luogo, si cerca di individuare il soggetto responsabile per la presentazione dei documenti e per la loro conservazione. L’azienda ed il dichiarante doganale devono coordinare questa attività a tutela di entrambe le parti in causa, senza aggravare gli oneri di quest’ultimo che, materialmente, dovrebbe curare l’archiviazione on line di tutti i clienti.
FASE I - DOCUMENTI E DAU
Presentazione della dichiarazione doganale. L’operatore deve conservare la dichiarazione doganale e i documenti ad essa accessori, la cui rappresentazione digitale è in formato PDF (un documento, un file). Possono essere omessi dal fascicolo elettronico i documenti già in rete tra amministrazioni differenti (c.d. interoperabilità): es. Agrim/Agrex, sanitari o veterinari.
FASE II – FASCICOLO ELETTRONICO
Nel periodo transitorio, all’atto della dichiarazione, con un flag l’operatore dichiara di avvalersi del sistema del fascicolo elettronico (FE), con i documenti a disposizione.
FASE III - CONSERVAZIONE
In ogni caso, l’operatore mantiene e conserva i documenti in apposito Fascicolo Elettronico, avendo cura di certificare la data certa e l’autenticità dei documenti e dei dati attraverso l’invio in un sistema di conservazione elettronica.
FASE IV - CONTROLLO
In caso di controllo, il soggetto che sottoscrive la dichiarazione effettua l’upload, caricando i file mediante un comune sistema di allegazione di documenti su piattaforma.
