CONDIVIDI SU
a cura di Benedetto Santacroce, Ettore Sbandi e Alessandro Mastromatteo
Dematerializzazione dei documenti e utilizzo del fascicolo elettronico costituiscono il necessario corollario all’avvio dei controlli telematici doganali attivi dallo scorso 1° maggio 2016. Infatti la presentazione dei documenti accompagnatori della dichiarazione doganale solamente in caso di controlli, attraverso l’upload dei relativi files sul portale web dell’Agenzia delle Dogane, nel semplificare in maniera decisa le procedure amministrative per gli operatori, garantisce loro risparmi in termini di efficienza e rapidità nel reperire le informazioni ed i documenti a corredo solamente se questi presentano caratteristiche tali da renderli validamente opponibili, come prova, all’Amministrazione. Il tutto considerando anche come il termine minimo triennale per la conservazione obbligatoria di documenti ed informazioni relative all’espletamento delle formalità doganali, può essere prorogato di altri tre anni in caso di notifica di un accertamento doganale mentre, in caso di procedimento giudiziario, il termine è prolungato fino alla conclusione di tale procedimento. E’ di tutta evidenza quindi l’esigenza di assicurare, in caso di controllo a distanza di tempo dal completamento della procedura doganale, non solo la corrispondenza tra il contenuto della dichiarazione doganale, a suo tempo presentata all’Autorità, con i documenti di accompagnamento detenuti dal dichiarante, ma anche la data certa, funzionale quest’ultima a rendere opponibile un documento ad eventuali terzi controinteressati, assicurando la certezza del giorno in cui un determinato atto è stato redatto. Nella nozione di soggetto terzo è ricompresa anche l’Autorità doganale, titolare di un diritto di imposizione collegabile all’eventuale negozio documentato e che potrebbe essere pregiudicata in caso di fittizie retrodatazioni ovvero di modifiche al contenuto documentale. Il fascicolo elettronico contiene infatti le rappresentazioni digitali di tutti i documenti cartacei di accompagnamento elencati nella casella 44 della dichiarazione doganale. Non vanno invece inclusi i documenti elettronici e i documenti che sono controllati via interoperabilità (esempio AGRIM/AGREX, certificati sanitari e veterinari). E’ indispensabile garantire non solo la loro corrispondenza all’originale analogico ma anche la loro integrità, e cioè il fatto che il loro contenuto non sia stato modificato in un momento successivo a quello dell’utilizzo per la compilazione della dichiarazione doganale. Per assicurare quindi allo stesso tempo il requisito della data certa, la corrispondenza con la dichiarazione doganale presentata e l’integrità dei documenti, il dichiarante dovrebbe utilizzare idonei sistemi di conservazione elettronica, eventualmente avvalendosi di soggetti iscritti all’albo dei conservatori accreditati gestito da AgID – Agenzia per l’Italia Digitale. Al riguardo, infatti, partendo dalla data certa del documento informatico, l’articolo 20, comma 3 del Codice dell’Amministrazione Digitale riconosce l’opponibilità ai terzi della data e dell’ora di formazione del documento informatico se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale. Le regole sono quelle contenute nel decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sulle firme elettroniche del 22 febbraio 2013. In particolare, l’articolo 41 del decreto individua, tra i possibili riferimenti temporali opponibili a terzi, quelli ottenuti attraverso la procedura di conservazione dei documenti la quale permette di assicurarne la loro integrità ed il collegamento con la dichiarazione doganale di riferimento e la successiva esibizione a richiesta. Il dichiarante potrebbe infatti inviare in un sistema di conservazione tutto quanto è correlato al singolo fascicolo elettronico, e quindi sia i documenti di accompagnamento che la dichiarazione doganale. Secondo l’allegato I della nota protocollo 45898/RU dell’Agenzia delle Dogane del 19 aprile 2016, i documenti di accompagnamento, che compongono il fascicolo elettronico, consistono in rappresentazioni digitali in formato PDF/A contenuti in file di dimensione complessiva non superiore a 5 megabyte. Ciascun fascicolo dovrebbe perciò costituire un singolo pacchetto di versamento destinato al sistema di conservazione, la cui sottoscrizione digitale e marcatura temporale assicurano l’immodificabilità nel tempo dei documenti e la loro inscindibile correlazione con la dichiarazione doganale. Ai fini di eventuali controlli, gli indici di ricerca appositamente individuati permettono la successiva attività di ricerca ed estrazione sia del fascicolo elettronico che dei documenti che lo compongono.
