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Il ricorso massivo alla fatturazione elettronica anche nei rapporti tra privati sebbene non obbligatorio, a differenza di quanto previsto nei riguardi delle pubbliche amministrazioni, rappresenta di per sé un facilitatore dei processi di controllo e di razionalizzazione della spesa aziendale assicurando la completa ed integrata automazione dell’intero ciclo dell’ordine, attivo e passivo, compresa la fase dei pagamenti, cui si accompagnano vantaggi in termini di premialità a carattere più essenzialmente fiscale.
Per fatturazione elettronica si intende il processo automatizzato di emissione, invio, ricezione ed elaborazione dei dati delle fatture per via elettronica. La fattura elettronica costituisce uno dei passaggi in cui si struttura la rete di processi aziendali e delle procedure, comunemente indicate come ciclo attivo (ordine-incasso) dal punto di vista del fornitore, e ciclo passivo (acquisto-pagamento) dal punto di vista dell’acquirente. Le fatture elettroniche possono infatti essere emesse e trasferite automaticamente e direttamente dai sistemi finanziari della catena di approvvigionamento dell’emittente o fornitore di servizi a quelli del destinatario.
La maggior parte dei vantaggi economici risiede non tanto nei risparmi dei costi di stampa e postalizzazione del documento cartaceo, quanto piuttosto nella completa automazione ed integrazione del processo tra parti commerciali, dal momento di emissione a quello di pagamento. L’utilizzo della fattura elettronica permette infatti di riscontrare le tempistiche di emissione dei documenti e riconciliarli con i pagamenti, tenendo conto, in via automatizzata, di eventuali ritardi e della maturazione dei corrispondenti interessi automatici. In questo modo si riescono a rendere più rapidi gli scambi commerciali riducendo i costi operativi sia per i contribuenti che per le Autorità incaricate dei controlli, assicurando a queste ultime la disponibilità di uno strumento di lotta all’evasione e di contrasto alle frodi. Proprio le potenzialità della fatturazione elettronica quale strumento di contrasto all’evasione fiscale e di semplificazione degli adempimenti hanno guidato la più recente evoluzione normativa ad individuare specifici benefici correlati in maniera diretta alla sua adozione.
Entro il prossimo 31 dicembre 2016 può essere infatti esercitata l’opzione per la trasmissione telematica dei dati di tutte le fatture, emesse e ricevute, e delle relative variazioni, all’Agenzia delle entrate secondo le specifiche tecniche definite dal provvedimento direttoriale prot. n. 182070 del 28 ottobre 2016. Per comunicare tali dati, in formato xml strutturato, è indispensabile al fine di ridurre sino ad eliminarle del tutto le percentuali di errori, che le informazioni da trasmettere risultino già automaticamente elaborabili dai sistemi gestionali e contabili. Ciò è possibile solamente laddove gli stessi dati possano essere estratti da documenti già in formato elettronico, prodotti e trasmessi secondo il tracciato xml strutturato. Trasmettere in maniera opzionale i dati di fatturazione determina come prima conseguenza quella di esonerare le imprese dalla nuova comunicazione obbligatoria, a cadenza trimestrale, dei dati di fatturazione limitandone così i correlati profili sanzionatori in caso di errore.
Inoltre, l’adesione all’opzione garantisce la priorità nei rimborsi Iva, con possibilità di richiederli ed ottenerli anche in assenza delle condizioni previste, nonché la riduzione di due anni dei termini di decadenza degli accertamenti del fisco in materia di imposte dirette e Iva, a condizione che venga garantita la tracciabilità dei pagamenti oltre i 30 euro. L’impresa potrebbe inoltre scegliere di inviare le fatture elettroniche tramite il Sistema di interscambio, già utilizzato dai fornitori delle pubbliche amministrazioni. Il semplice invio allo SdI consente al fisco di acquisire il dato e di conservarlo per conto dell’operatore. L’impresa inoltre, attraverso le apposite notifiche rilasciata dal sistema, ha di fatto una certificazione del fatto che la fattura è stata ricevuta ovvero rifiutata dal destinatario. Il dato acquisito viene inoltre immediatamente messo a disposizione del contribuente il quale può quindi effettuare le opportune verifiche interne di controllo. La disponibilità del dato consente infine controlli immediati all’Amministrazione finanziaria e attiva un canale di dialogo con il contribuente in caso di anomalie.
Alessandro Mastromatteo
Benedetto Santacroce
