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di Benedetto Santacroce e Alessandro Mastromatteo
Dal 1 aprile 2017 prende il via l’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi incassati tramite distributori automatici: l’articolo 2, comma 2 del dlgs 127/2015 ha introdotto tale adempimento per tutti i soggetti che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi utilizzando le vending machine. Per non incidere sull’attuale funzionamento degli apparecchi distributori e garantire, nel rispetto dei normali tempi di obsolescenza e rinnovo degli stessi, la sicurezza e l’inalterabilità dei dati dei corrispettivi acquisiti dagli operatori, è stata tuttavia prevista una fiscalizzazione graduale delle vending machine, strutturata in una soluzione transitoria da utilizzare entro e non oltre il 30 dicembre 2022 e in una soluzione a regime, che sarà successivamente disciplinata con apposito provvedimento direttoriale. L’obbligo riguarderà inizialmente i distributori automatici dotati di apposita porta di comunicazione, già attiva o attivabile mediante un aggiornamento software, in grado di trasferire digitalmente le informazioni ad un dispositivo atto ad inviare i dati all’Agenzia delle Entrate. Nel processo di adozione delle regole tecniche una funzione specifica l’hanno svolte le associazioni di categoria del settore, come sottolinea Lattanzi il presidente di Confida che specifica lo sforzo profuso e l’assenza di incentivi economici per gli operatori. .
Le informazioni da trasmettere, il loro formato e le modalità tecniche con cui comunicare i dati, garantendone autenticità inalterabilità e riservatezza, sono stati individuati e definiti con il provvedimento del direttore dell'Agenzia delle Entrate n. 102807 del 30 giugno 2016. L’adempimento da realizzare è duplice: a valle di una fase di memorizzazione elettronica dei dati dei corrispettivi, occorre procedere alla loro trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate. In fase di prima applicazione, l’obbligo di memorizzazione dei corrispettivi può essere assolto anche attraverso il processo di conservazione elettronica di cui al DM del 17 giugno 2014.
Dal punto di vista tecnologico, i distributori automatici si compongono di una periferica di pagamento in grado di gestire gli incassi corrisposti con denaro contante, chiavette precaricate dal consumatore (utilizzando direttamente il distributore ovvero apposite torri di ricarica), carte di credito o di debito e sistemi di pagamento contacless, ecc. Le periferiche sono collegate ad un sistema Master, e cioè ad una scheda elettronica dotata di CPU capace di raccogliere i dati di vendita, memorizzarli e trasferirli ad altri apparati. L’acquisizione dei dati avviene periodicamente attraverso appositi “dispositivi mobili” (palmari, ma anche smartphone, tablet ecc.) da parte dell’addetto al rifornimento del distributore e al prelievo dell’incasso. Per procedere alla fiscalizzazione, i gestori delle vending machine ed i produttori del software dei dispositivi mobili devono innanzitutto accreditarsi utilizzando la procedura online messa a disposizione dall’Agenzia delle entrate. Una volta completato l’accreditamento, i gestori devono procedere al censimento e alla fiscalizzazione dei distributori, comunicando attraverso il sito web i propri dati, la matricola identificativa dei sistemi master che gestiscono e le altre informazioni dettagliatamente indicate nelle specifiche tecniche allegate al provvedimento tra cui gli elementi di riferimento per la loro geo-localizzazione. All’esito del censimento, viene prodotto un QRCODE, da apporre come etichetta sulla singola vending machine e che consente un indirizzamento alla pagina web dell’Agenzia delle entrate per verificare i dati identificativi del distributore e del gestore. In questo modo il distributore viene – di fatto – “fiscalizzato”. Con modalità analoghe i dispositivi mobili, devono essere certificati mediante l’installazione di un software che produce il file xml da trasmettere all’Agenzia delle entrate, sigillandolo con un certificato rilasciato dalla stessa Agenzia, contestualmente alla rilevazione dei dati di incasso.
