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Scade oggi, 11 aprile 2017, il termine per l'adeguamento dei sistemi di conservazione alle nuove regole tecniche contenute nel D.P.C.M. 3 dicembre 2013: come ricordato anche da AgID nel corso del Forum sulla Conservazione dello scorso 5 aprile 2017, da oggi in poi perderanno valore giuridico i documenti che verranno conservati con la procedura di cui alla Delibera Cnipa n. 11 del 2004. La fase di conservazione risulta necessaria e funzionale non tanto e non solo al mantenimento dei documenti ma anche e soprattutto a garantire la possibilità di accesso e fruizione nel tempo delle informazioni. Si tratta di una funzione essenziale connessa in maniera inscindibile alla produzione informatica dei documenti.
L’adeguamento alle nuove regole tecniche, vincolanti sia per i soggetti pubblici che per quelli privati e applicate anche ai documenti a rilevanza fiscale (secondo quanto indicato dal DM 17 giugno 2014), interessa i sistemi di conservazione esistenti alla data dell'11 aprile 2014. E' stata espressamente esclusa qualsiasi possibilità di proroga di tale termine, considerando il periodo di trentasei mesi già riconosciuto ai fini del completamento delle attività necessarie all'adeguamento. A questo proposito, va ricordato come i sistemi gestiti da conservatori accreditati risultano essere di per sé già in linea con le nuove regole, in quanto ciò ha costituito condizione essenziale per lo stesso accreditamento. Diverso il caso dei sistemi di conservazione gestiti in proprio dai soggetti titolari dei documenti e dai conservatori non accreditati: proprio queste due categorie sono state in definitiva quelle chiamate a realizzare l’adeguamento secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Sul punto le Linee Guida sulla conservazione dei documenti informatici, versione 1.0 del dicembre 2015 predisposte e rilasciate da AgID, prevedono la possibilità di versare i vecchi archivi nel nuovo sistema oppure, in alternativa, mantenere i vecchi sistemi sino al termine del periodo di conservazione, garantendo tuttavia l’accesso ai documenti conservati con la piattaforma già esistente.
Le regole tecniche fanno riferimento all'adeguamento dei sistemi di conservazione e non anche agli oggetti già conservati. Ciò che deve essere stato adeguato è infatti il sistema di conservazione e cioè l’organizzazione di mezzi e strumenti informatici, gestiti da un responsabile, in grado di garantire l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, la sua integrità, leggibilità e agevole reperibilità con rispetto delle misure di sicurezza. Al contrario gli archivi conservati, che costituiscono l’oggetto dei sistemi di conservazione, possono essere formati e gestiti secondo le previgenti regole, delegando in capo al responsabile della conservazione l'opportunità di riversare nel nuovo sistema gli archivi precedentemente formati o di mantenerli invariati sino al termine di scadenza di conservazione dei documenti contenuti. Ciò che va conservato obbligatoriamente con le nuove regole è quindi il patrimonio documentale che ancora non ha costituito oggetto di conservazione elettronica. Potrebbe perciò trattarsi sia di documenti informatici per i quali ancora non si è completato il relativo processo, in attesa dello spirare del termine di conservazione, sia di documenti analogici ancora non oggetto di acquisizione informatica ai fini della successiva distruzione dell’originale cartaceo.
L'unica possibilità per i ritardatari è quella di adeguare i propri sistemi in tempo utile all'invio in conservazione dei documenti. A tale riguardo, nel caso in cui non siano stati adeguati per tempo i sistemi di conservazione, e tenuto conto delle inevitabili complicazioni di natura tecnica e organizzativa, la modalità più rapida e sicura per assicurare validità giuridica ai documenti è quella di affidarsi ad un conservatore accreditato AgID, il quale, in quanto tale, è rispettoso di tutte le prescrizioni normative, tecniche ed organizzative richieste dalle regole tecniche ed assoggettato ad un controllo continuo. Garantisce di per sé, per il solo fatto dell’accreditamento, l'affidamento in outsourcing ad un conservatore accreditato è in ogni caso obbligatorio solamente per le pubbliche amministrazioni e non anche per i privati. Anche affidando in outsourcing il servizio, all'interno della struttura interessata andrà comunque nominato il responsabile della conservazione il quale si interfaccerà con le figure professionali incaricate in concreto della realizzazione del processo.
