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Controllo e verifica dei requisiti per l’accreditamento dei conservatori di documenti informatici: con la pubblicazione, in data 8 maggio 2017, sul proprio sito web, della lista di riscontro per la visita ispettiva e la certificazione di conformità, AgID – Agenzia per l’Italia Digitale ha reso note le attività che potranno essere realizzate presso i conservatori accreditati in esecuzione delle ispezioni, indicando evidenze documentali ed elementi da controllare in relazione ad ogni singolo requisito di qualità e sicurezza richiesto per accreditamento e vigilanza. Il documento è di assoluto interesse considerando le attività di pre-audit che i conservatori accreditati potranno eventualmente realizzare, sulla falsariga dello stesso, per verificare la rispondenza dei propri sistemi di conservazione agli standard individuati da AgID per il rilascio della certificazione di conformità. I controlli riguarderanno anche le relazioni della valutazione della conformità previsti dall'articolo 29 del CAD, e rilasciate da un ente terzo accreditato presso “Accredia”, l’organismo nazionale italiano di accreditamento. I controlli sul certificato di conformità sono finalizzati in particolare ad esaminare la presenza nel sistema di conservazione di tutte le procedure e le funzionalità necessarie per il soddisfacimento dei requisiti. Le verifiche eseguite nel corso delle visite ispettive di AgID sono invece rivolte prevalentemente ad approfondire aspetti specifici attraverso l’esame di evidenze quali, ad esempio, configurazioni, log, verbali di riunioni, risultati di sessioni di test, relazioni di incidenti ed interviste al personale. La lista di riscontro è stata elaborata sulla base del documento “Requisiti di qualità e sicurezza per l’accreditamento e la vigilanza” allegato alla Circolare AgID n. 65 del 2014 con cui sono state definite le modalità per l’accreditamento e per la vigilanza dei soggetti che intendono conseguire i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza prevedendone l’iscrizione in un apposito elenco pubblico ai sensi dell'articolo 44-bis, comma 1, del CAD. I requisiti di qualità e sicurezza sono funzionali a verificare la conformità del sistema di conservazione agli standard e alle specifiche tecniche contenute nel D.P.C.M. 3 dicembre 2013 in materia di sistema di conservazione. I requisiti sono stati infatti modellati per rispondere allo standard OAIS - Open Archival Information System, e alle raccomandazioni ETSI per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni. Partendo da questi requisiti, AgID ha predisposto perciò la Lista di riscontro in commento, che finisce per costituire, nella sostanza, lo strumento di verifica per i sistemi di conservazione adottati dai conservatori accreditati e che saranno oggetto di specifico controllo. Vi sono elencate le attività di controllo da svolgere indicando anche gli specifici elementi da verificare da parte degli ispettori di AgID in fase di accreditamento e durante la vigilanza successiva all'iscrizione nell'apposito elenco. Se si rilevano criticità, i controlli già eseguiti per la certificazione di conformità ottenuta potranno essere ripetuti. La certificazione potrebbe inoltre evidenziare delle situazioni di non conformità corredate di eventuali tempistiche per la loro risoluzione: se indicato dal rapporto della certificazione di conformità, nella visita ispettiva successiva, saranno ripetuti i controlli su quelle attività che hanno comportato la segnalazione delle non conformità.
