Conservazione di fatture elettroniche e documenti

Alessandro Mastromatteo

Benedetto Santacroce

Assolvimento degli obblighi di conservazione a fini fiscali per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio e memorizzati dall'Agenzia delle Entrate: il nuovo comma 6-bis dell'articolo 1 del decreto legislativo n. 127 del 2015, aggiunto dall'articolo 77 del disegno di legge recante la manovra di bilancio 2018, recepisce e riproduce l'analoga disposizione già contenuta in materia di spesometro all'articolo 21 del decreto-legge n. 178 del 2010 come modificata dal decreto-legge n. 193 del 2016. Con l'avvio dell'obbligo generalizzato di fatturazione elettronica B2B infatti, dal 1 gennaio 2019 è stata disposta anche l'abrogazione dell'articolo 21 e quindi dell'adempimento della comunicazione dei dati delle fatture e passive. La manovra di bilancio 2018 rende quindi norma di sistema la specifica disposizione, destinata ad essere superata e soppressa.

La conservazione elettronica effettuata dai sistemi informatici dell'Agenzia delle entrate vale tuttavia ad attribuire una esclusiva valenza tributaria, e non anche civilistica, per le fatture ed i documenti veicolati tramite SdI. Gli obblighi di conservazione richiamati dal nuovo comma 6-bis, e che si intendono soddisfatti attraverso l'utilizzo del sistema di interscambio, sono infatti quelli dettati dall'articolo 3 del decreto ministeriale del 17 giugno 2014, sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali per i documenti informatici. Tale norma è rubricata e dispone in materia di conservazione dei documenti informatici ai fini della loro rilevanza fiscale.

In ogni caso, previa sottoscrizione di un apposito atto di adesione al servizio di conservazione delle fatture elettroniche, messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate ai sensi dell'articolo 1 del decreto n- 127 del 2015, i contribuenti possono già utilizzare gratuitamente i sistemi realizzati da Sogei per conservare le proprie fatture. Condizione per la conservazione, sino a 15 anni, presso il sistema di Sogei è che le fatture rispettino il formato xml della fattura PA come adattato per la veicolazione nei confronti dei privati. L'esclusiva valenza a fini tributari, e non anche civilistici, della conservazione attraverso i sistemi dell'agenzia delle entrate, è stata più volte confermata da rappresentanti della stessa amministrazione finanziaria.

La conservazione elettronica dei documenti è peraltro l'unica modalità per gestire a norma e nel tempo tutti i documenti e i files nativamente informatici ovvero i documenti analogici dematerializzati. Il non corretto rispetto dei principi normativi e tecnici che informano un sistema di conservazione produce la conseguenza che il documento informatico non può essere utilizzato con piena validità giuridica nei confronti di terzi in caso di contestazione commerciale, tutela giurisdizionale e in risposta a richieste delle autorità pubbliche. Il fatto che le fatture e i documenti trasmessi tramite SdI saranno memorizzati e conservati dall'agenzia delle entrate vale a garantire la disponibilità degli stessi allo stesso Fisco. Pertanto in base al principio once only, secondo cui le pubbliche amministrazioni dovrebbero evitare di chiedere a cittadini e imprese informazioni già in precedenza fornite, non si dovrebbe più ricevere una richiesta di esibizione documentale.

In ogni caso, con apposito provvedimento del direttore dell'Agenzia delle entrate saranno stabiliti tempi e modalità di applicazione, anche in relazione agli obblighi di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari secondo l'articolo 5 del decreto 17 giugno 2014, che ne prevede l'esibizione anche per via telematica. Tuttavia, per garantirsi l'opponibilità a terzi dei documenti conservati elettronicamente, ad esempio in sede civilistica, è necessario utilizzare sistemi di conservazione diversi da quelli offerti dall'Agenzia delle entrate. Ad esempio non potrebbe infatti essere ottenuto l'eventuale rilascio di un decreto ingiuntivo fondato su fatture conservate solo dall'Agenzia delle Entrate.

Documenti informatici e relativi metadati (e cioè gli indici di ricerca), insieme a fascicoli informatici o aggregazioni documentali informatiche, costituiscono gli oggetti principali del sistema di conservazione. La conservazione dovrà garantirne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e consultabilità dal momento della presa in carico dal produttore sino all'eventuale scarto. Infine, con provvedimento del direttore dell'Agenzia delle dogane e dei monopoli saranno infine stabilite le modalità di conservazione degli scontrini delle giocate dei giochi pubblici autorizzati, secondo criteri di semplificazione e attenuazione degli oneri di gestione per gli operatori interessati e per l'amministrazione, anche con il ricorso ad adeguati strumenti tecnologici, ferme restando le esigenze di controllo dell'amministrazione finanziaria.