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Benedetto Santacroce
Simona Ficola
I cessionari e committenti, sulla base delle regole interpretative fornite dall’Agenzia delle Entrate con la circolare 1/E/2018 che rendono necessario tracciare il momento di ricezione delle fatture devono verificare se i propri sistemi di gestione dei predetti documenti commerciali sono già oggi in grado di registrare puntualmente l’informazione. Questa informazione, in effetti, consente al contribuente di esercitare legittimamente il diritto a detrazione e di garantire la tenuta di una corretta contabilità.
Sul piano operativo è necessario sottolineare che sono diverse le modalità che i fornitori utilizzano per l’emissione e la trasmissione delle fatture ovvero che i clienti utilizzano per la ricezione delle stesse. Queste modalità molto spesso già oggi garantiscono al cliente la possibilità di individuare con certezza il momento in cui la fattura entra in suo possesso.
Nella pratica e negli accordi tra cliente e fornitore capita spesso che gli strumenti utilizzati dall’emittente siano già perfettamente tracciabili, e che quindi sia possibile già oggi individuare la data in cui la fattura viene emessa dal fornitore e ricevuta dal cliente (si pensi al ricorso alla PEC per lo scambio delle fatture). Al contrario, queste certezze potrebbero mancare nel caso di fatture cartacee consegnate brevi manu ovvero spedite per posta ordinaria.
Più in particolare, è chiaro, ad esempio, che i sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati utilizzati nelle filiere commerciali ovvero nella grande distribuzione tra fornitori e clienti sono già oggi strumenti idonei per accertare la data di trasmissione e quella di ricezione della fattura. Analogamente nel settore agro-alimentare, anche a seguito degli obblighi imposti dal Dl 1/2012 per la determinazione del momento in cui nascono gli interessi moratori, molti operatori hanno integrato i loro sistemi di scambio delle fatture con l’utilizzo della PEC. Quindi anche in questo caso vi è certezza sul momento di ricezione della fattura. Stessa facilità nella individuazione della data di ricezione si ha nelle ipotesi di messa a disposizione della fattura su un’apposita piattaforma da parte del fornitore. In questo caso, l’utente può visualizzare la fattura che il fornitore mette a disposizione sul portale (si pensi alle utenze telefoniche, elettriche ecc.) ovvero ad alcuni servizi di massa (si pensi al telepass). Pertanto, anche in questo caso, è possibile ricondurre il momento di ricezione della fattura al momento in cui la stessa è messa a disposizione sul portale stesso, a prescindere dal momento in cui il cliente procede a scaricare dal portale la fattura. Anche chi si è dotato di centri di dematerializzazione ha sempre una puntuale evidenza del momento di ricezione delle fatture.
Ovviamente, il dato di ricezione della fattura è direttamente certificato al fisco con l’invio della fattura elettronica al sistema d’interscambio (SdI) dell’agenzia delle Entrate. Questo sistema che attualmente è utilizzato nei rapporti con la pubblica amministrazione nel futuro sarà esteso dal 1° luglio 2018 per la cessione di carburanti e dal 1° gennaio 2019 per tutte le transazioni che si realizzano tra soggetti residenti ovvero identificati in Italia.
Anche per coloro che gestiscono le fatture cartacee, inviate dal cliente con sistemi ordinari (posta, consegna brevi manu), potrebbero non esservi dubbi in merito al momento di ricezione della fattura. Le aziende più strutturate, ad esempio, dotate di un ufficio protocollo, numerano e datano in ordine progressivo i documenti che ricevono.
In tutte queste situazioni è chiaro che il cessionario/committente proprio per garantire, ai fini della detrazione Iva, una corretta contabilizzazione delle fatture deve provvedere immediatamente a verificare se gli strumenti utilizzati siano in grado o meno di tracciare l’acquisizione delle fatture. In ogni caso, questa verifica servirà al cessionario/committente per controllare se le relative registrazioni in contabilità risultano coerenti con le nuove regole interpretative fornite dalla circolare 1/E/2018 e per evitare così l’applicazione di pesanti sanzioni.
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Circolare 1/E/2018 Obbligo di identificare la data di ricezione della fattura passiva |
Per poter esercitare il diritto a detrazione è necessario che il cessionario/committente sia in grado di dimostrare il possesso della fattura. Per la verifica del momento in cui la fattura d’acquisto è stata ricevuta dal cessionario/committente è necessario che la ricezione stessa deve emergere da una corretta tenuta della contabilità |
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Sistemi di trasmissione EDI, PEC, posta elettronica ordinaria, SDI, raccomandata AR, aziende in cui esiste un “ufficio protocollo” |
Sono tutti strumenti che permettono una tracciabilità della fattura e che garantiscono il cliente e l’Amministrazione finanziaria in merito al momento in cui lo stesso entra in possesso della fattura e, di conseguenza, in merito alla individuazione del periodo in cui questi può esercitare il diritto a detrazione dell’Iva relativa all’acquisto |
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Fatture cartacee consegnate brevi manu o per posta ordinaria |
In questo caso, il cliente dovrà dotarsi di un sistema tale per cui si possa individuare il momento in cui la fattura è stata ricevuta e ciò anche in ossequio del principio della corretta tenuta della contabilità |
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Verifica immediata della propria situazione |
Tutti i contribuenti, al fine di verificare la coerenza dei propri sistemi rispetto alle nuove regole interpretative fornite dall’Agenzia delle Entrate devono verificare i propri sistemi e i relativi tempi di contabilizzazione |
