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Come abbiamo visto la ricezione della fattura è uno dei presupposti fondamentali, individuato dalla circolare 1/E/2018 per poter esercitare il diritto a detrazione. In particolare la circolare specifica che “per quanto concerne la verifica del momento in cui la fattura d’acquisto è stata ricevuta dal cessionario/committente la ricezione stessa deve emergere (ove risultante da posta elettronica certificata o da altri sistemi che attestino la ricezione del documento medesimo) da una corretta tenuta della contabilità”. Questa precisazione impone al contribuente di verificare l’impostazione dei propri sistemi per accertarsi come le proprie fatture siano ricevute e in che modo sia accertabile il ricevimento della fattura. L’esistenza di un sistema certo di identificazione del momento di ricezione della fattura condiziona non poco la tempistica (sopra illustrata) per l’esercizio del diritto a detrazione e può avere delle conseguenze pericolose sia in riferimento alla corretta gestione delle liquidazioni Iva, sia in riferimento agli obblighi di regolarizzazione previsti dall’art. 6 comma 8 e 9 bis del Dlgs 471/97 ovvero dell’art. 46 comma 5 del Dl 331/93.
Sul piano operativo è necessario sottolineare che sono diverse le modalità che i fornitori utilizzano per l’emissione e la trasmissione delle fatture ovvero che i clienti utilizzano per la ricezione delle stesse. Queste modalità molto spesso già oggi garantiscono al cliente la possibilità di individuare con certezza il momento in cui la fattura entra in suo possesso.
Nella pratica e negli accordi tra cliente e fornitore capita spesso che gli strumenti utilizzati dall’emittente siano già perfettamente tracciabili, e che quindi sia possibile già oggi individuare la data in cui la fattura viene emessa dal fornitore e ricevuta dal cliente (si pensi ai sistemi EDI, al processo di trasmissione delle fatture elettroniche tramite SdI, alla PEC o anche solamente alle caselle di posta elettronica ordinarie). Al contrario, queste certezze potrebbero mancare nel caso di fatture cartacee consegnate brevi manu ovvero spedite per posta ordinaria.
Più in particolare, è chiaro che i sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati utilizzati nelle filiere commerciali ovvero nella grande distribuzione tra fornitori e clienti sono già oggi strumenti idonei per accertare la data di trasmissione e quella di ricezione della fattura. Analogamente nel settore agro-alimentare, anche a seguito degli obblighi imposti dal Dl 1/2012 per la determinazione del momento in cui nascono gli interessi moratori, molti operatori hanno integrato i loro sistemi di scambio delle fatture con l’utilizzo della PEC. Quindi anche in questo caso vi è certezza sul momento di ricezione della fattura.
Stessa facilità nella individuazione della data di ricezione si ha nelle ipotesi di messa a disposizione della fattura su un’apposita piattaforma da parte del fornitore. In questo caso, l’utente può visualizzare la fattura che il fornitore mette a disposizione sul portale (si pensi alle utenze telefoniche, elettriche ecc.) ovvero ad alcuni servizi di massa (si pensi al telepass). Pertanto, anche in questo caso, è possibile ricondurre il momento di ricezione della fattura al momento in cui la stessa è messa a disposizione sul portale stesso e venga inviata al cliente un email o un link, a prescindere dal momento in cui il cliente procede a scaricare dal portale la fattura. Anche chi si è dotato di centri di dematerializzazione ha sempre una puntuale evidenza del momento di ricezione delle fatture.
Ovviamente, il dato di ricezione della fattura è direttamente certificato al fisco con l’invio della fattura elettronica al sistema d’interscambio (SdI) dell’agenzia delle Entrate. Questo sistema che attualmente è utilizzato nei rapporti con la pubblica amministrazione nel futuro sarà esteso dal 1° luglio 2018 per la cessione di carburanti e dal 1° gennaio 2019 per tutte le transazioni che si realizzano tra soggetti residenti ovvero identificati in Italia.
Anche per coloro che gestiscono le fatture cartacee, inviate dal cliente con sistemi ordinari (posta, consegna brevi manu), potrebbero non esservi dubbi in merito al momento di ricezione della fattura. Le aziende più strutturate, ad esempio, dotate di un ufficio protocollo, numerano e datano in ordine progressivo i documenti che ricevono.
In tutte queste situazioni è chiaro che il cessionario/committente proprio per garantire, ai fini della detrazione Iva, una corretta contabilizzazione delle fatture deve provvedere immediatamente a verificare se gli strumenti utilizzati siano in grado o meno di tracciare l’acquisizione delle fatture. In ogni caso, questa verifica servirà al cessionario/committente per controllare se le relative registrazioni in contabilità risultano coerenti con le nuove regole interpretative fornite dalla circolare 1/E/2018 e per evitare così l’applicazione di pesanti sanzioni.
Qui di seguito l'indice degli approfondimenti:
Introduzione - Diritto a detrazione dell’Iva alla luce della circolare 1/E/2018
Il diritto a detrazione dell'Iva
Valutazione operazione per operazione
La fattura differita e la nuova detrazione Iva
Fatture intracomunitarie e ipotesi di inversione contabile
Regolarizzazione fatture (art. 6, comma 8, Dlgs 471/97)
