CONDIVIDI SU
Utilizzo degli strumenti informatici per gestire note spese dei dipendenti e correlati documenti giustificativi che, in quanto documenti originali non unici, possono essere conservati sotto forma di immagini: l’Agenzia delle entrate, con la risposta ad interpello n. 403/E pubblicata ieri, 9 ottobre 2019, dopo la precedente risposta n. 388/E del 20 settembre scorso, torna nuovamente sul tema della gestione dematerializzata dei documenti del personale ed in particolare sulle modalità di conservazione della nota spese arrivando ad una conclusione che sembra non del tutto coerente con un processo che tenderebbe invece alla completa gestione elettronica dei flussi. Ad avviso dell’Agenzia infatti la nota spese, creata all’interno del sistema informativo secondo il flusso operativo descritto nell’istanza di interpello, e quindi formata e prodotta dall’origine come documento informatico, può essere indifferentemente conservata digitalmente o su supporto analogico. Ciò in quanto l’obbligo di conservazione in elettronico sarebbe richiesto ed imposto normativamente, ed in particolare dall’articolo 39 del D.P.R. n. 633 del 1972, esclusivamente per le fatture elettroniche e non anche per tutti gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti. In realtà gestire una parte del processo in analogico vanifica i benefici complessivi perseguiti e rende più complicato l’incrocio tra i rimborsi effettuati a titolo di spese di trasferta e, ad esempio, i dati delle fatture elettroniche che pervengono all’impresa dal Sistema d’interscambio (SdI).
Fattispecie concreta. Per la gestione delle missioni e delle trasferte dei dipendenti, il relativo giustificativo di spesa viene acquisito come documento informatico mediante scansione dell’originale analogico a cura del dipendente il quale, identificato in modo univoco attraverso un accesso al portale dedicato alle trasferte, provvede a creare la nota spese informatica allegandovi i relativi documenti. Il responsabile aziendale, eseguiti i controlli sulla documentazione inserita a sistema inclusa la loro leggibilità, approva il rimborso o rifiuta la nota oppure le spese non inerenti o eccedenti la soglia massima individuata dall’azienda. Successivamente i documenti giustificativi sono inviati in un sistema di conservazione, procedendo alla distruzione degli originali cartacei, in quanto si tratta di documenti originali non unici perché il loro contenuto viene riprodotto nella contabilità. Da un punto di vista operativo e di semplificazione dei flussi documentali, appare tuttavia inopportuna e illogica la scelta di conservare su supporto analogico un documento quale la nota spese prodotto sin dall’origine come informatico: mentre infatti i documenti giustificativi, sulla cui base e contenuto la stessa nota spese è composta, devono essere conservati elettronicamente in quanto copie informatiche di documenti analogici, ed essere distrutti una volta completato il processo di conservazione, la nota spese prodotta informaticamente verrebbe poi riprodotta e mantenuta nel tempo su supporto analogico anche ai fini della opponibilità a terzi.
