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Prorogato al 1° gennaio 2022 il termine a decorrere dal quale sarà obbligatoria l’adozione delle Linee Guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici predisposte da AgID: con determinazione n. 371 pubblicata in data 18 maggio 2021, Agenzia per l’Italia Digitale ha così posticipato la scadenza originariamente stabilita al 7 giugno 2021. A valle infatti delle interlocuzioni avute con le associazioni di categoria e le amministrazioni pubbliche interessate, e recependo le richieste di modifica pervenute, AgID non si è solamente limitata a riconoscere un periodo di adeguamento maggiore rispetto a quello inizialmente stabilito ma, oltre a correggere alcuni refusi nel testo delle linee guida, ha anche introdotto alcuni importanti cambiamenti, nell’ottica della semplificazione, ai fini della gestione ed individuazione dei metadati che devono accompagnare i documenti informatici sin dal momento della loro formazione aggiornando gli allegati 5 e 6.
I tempi più lunghi di adeguamento devono rappresentare uno stimolo per programmare e pianificare al meglio le implementazioni necessarie, considerando gli impatti a livello organizzativo, contrattuale e procedurale necessarie quali ad esempio l’individuazione del responsabile della conservazione anche sotto il profilo della sua esternalizzazione. Quanto alle integrazioni apportate alle linee guida, di assoluto interesse è la rimodulazione delle regole operative con cui realizzare il processo di conservazione. Erano infatti emersi dubbi tra gli operatori circa le modalità di sottoscrizione dei pacchetti informativi nelle varie fasi del processo.
Il pacchetto di archiviazione, generato dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo quanto stabilito nel manuale di conservazione, così come il pacchetto di distribuzione, prodotto ai fini dell’esibizione richiesta dall’utente, devono essere sottoscritti con firma digitale, qualificata o avanzata del responsabile della conservazione o del responsabile del servizio di conservazione o anche con il sigillo elettronico apposto dal conservatore esterno.
La versione aggiornata dell’allegato 5 permette inoltre di superare alcune delle difficoltà incontrate dagli operatori non pubblici, in riferimento ad alcuni metadati non applicabili, di fatto, alle realtà di natura privata: ci si riferisce tra gli altri alla obbligatoria indicazione del codice identificativo del registro all’interno del quale il documento viene annotato, divenuto necessario solo in presenza di protocollo o repertorio. Allo stesso modo, quanto alle informazioni circa i “soggetti” coinvolti e competenti sul documento, sebbene siano stati introdotti nuovi ruoli, non ne è più obbligatoria l’indicazione del codice fiscale o della partita Iva come metadato di ricerca.
