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A fini tributari non sono considerati come idoneamente sottoscritti i documenti, compresi i dichiarativi fiscali, in caso di utilizzo di una firma elettronica semplice: questa in estrema sintesi la posizione interpretativa resa dall’Agenzia delle entrate con la risposta a consulenza giuridica n. 1 del 30 agosto 2023. Una interpretazione che muove dalla lettura delle Linee guida Agid sulle modalità di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Il caso sottoposto all’attenzione del fisco è comunque alquanto frequente e usuale nella prassi operativa. Nel dettaglio, è stato chiesto di valutare l’impiego di un meccanismo di firma elettronica semplice, generata tramite invio al contribuente firmatario di un link per accedere ad una piattaforma web. Una volta collegati, si chiede di digitare un codice OTP – One Time Password ricevuto sul numero di telefono portatile, garantendo così le funzioni tipiche di una sottoscrizione, e cioè quelle indicativa, dichiarativa e probatoria.
La normativa di riferimento per la sottoscrizione delle dichiarazioni è dettata dal decreto presidenziale n. 322 del 1998. Nel dettaglio, l’articolo 3 comma 9 impone a contribuenti e sostituti di imposta, che presentano la dichiarazione in via telematica anche per il tramite di intermediari abilitati, di conservarla, per tutta la durata del periodo di accertamento fiscale, debitamente sottoscritta.
Di tale dichiarazione, le Entrate possono chiedere l’esibizione anche agli incaricati alla trasmissione, tenuti anch’essi a conservare anche su supporto informatico copia delle dichiarazioni trasmesse. A differenza del contribuente e del sostituto di imposta, l’intermediario non è tenuto a mantenere una copia sottoscritta della dichiarazione.
Trattandosi ad ogni modo di documenti fiscalmente rilevanti, ne è richiesta la conservazione secondo le regole definite dal CAD, dalle Linee guida attuative nonché dal decreto ministeriale del 17 giugno 2014. Quest’ultimo regolamento impone la sottoscrizione dei documenti nel rispetto delle regole tecniche. Ebbene il fisco, richiamando le Linee Guida, ricorda come il documento informatico è formato, tra gli altri, mediante utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati. Per assicurare l’immodificabilità e l’integrità degli stessi, le Linee Guida impongono, quali modalità alternative, quella di ricorrere all’apposizione di una firma qualificata, digitale ovvero di un sigillo elettronico qualificato o di una firma elettronica avanzata. Non riferendosi la normativa regolamentare all’utilizzo di una firma elettronica semplice, le Entrate ne hanno escluso la sua idoneità a formare il documento informatico rilevante a fini tributari.
Le stesse Linee Guida, pienamente applicabili anche alle dichiarazioni fiscali, riconoscono comunque la non alterabilità del documento anche a seguito del suo versamento in un sistema di conservazione elettronica il quale dovrebbe essere realizzato anche in caso di impiego di una firma “forte” essendo in presenza di un documento informatico. Al riguardo, le medesime disposizioni riconoscono tuttavia la possibilità di rendere statico e immodificabile il documento mediante un suo invio in un sistema di conservazione elettronico. Il CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale riconosce inoltre e comunque validità al documento firmato in maniera semplice, rimettendo alla libera valutazione del Giudice la sua idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.
I contribuenti e i sostituti di imposta ricevono invece solitamente in formato elettronico, dagli intermediari abilitati, la dichiarazione predisposta e trasmessa al fisco. La sottoscrizione della stessa avviene il più delle volte mediante stampa del frontespizio e apposizione di una firma autografa oppure anche di una firma a stampa, la quale di per sé è una firma elettronica semplice, senza procedere in ogni caso all’invio in un sistema di conservazione elettronica a norma così da staticizzarne il contenuto.
Situazione questa che potrebbe generare maggiori problematicità e contestazioni in sede di verifica laddove non venisse utilizzata una firma “forte”.
