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La conservazione è una procedura informatica, regolamentata dalla legge, in grado di garantire nel tempo la validità legale a tutti i documenti informatici. Ogni tipologia di documento informatico conservato nel rispetto delle regole previste dal Codice dell'amministrazione digitale, e dalle relative Linee Guida, ha effetto probatorio ad ogni effetto di legge consentendo di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione e, anzi, rappresentando un obbligo ai fini della valida esibizione del documento stesso.
La conservazione costituisce quindi un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, fornendo la garanzia tecnologica e giuridica che documenti e informazioni in formato digitale siano conservati nel lungo periodo, in modo integro, autentico e accessibile, come avviene per i documenti cartacei.
L'archivio e la gestione documentale acquisiscono perciò in ambito digitale una nuova centralità che, rispetto all'approccio tradizionale, ne amplia aspetto, ruolo e funzioni.
Più in particolare, il processo di conservazione dei documenti informatici viene attuato mediante un sistema di conservazione che, con l'adozione di norme, standard, procedure e tecnologie, assicura la conservazione dei documenti informatici/fascicoli informatici nel sistema garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza nel tempo. Tale conservazione è integrata inoltre con le informazioni di contesto (metadati) generate nelle fasi di gestione e di conservazione dell'oggetto stesso individuando anche responsabilità puntuali per tutte le fasi di gestione del sistema. Sino al 31 dicembre 2021, le regole circa le modalità di conservazione sono state dettate dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013. Dal 1° gennaio 2022 sono divenute invece pienamente operative le Linee Guida di AgID: ciò significa che i processi di conservazione, completati già nel corso del 2022, si sono dovuti adeguare alle nuove disposizioni regolamentari, individuando la figura del responsabile della conservazione, quale soggetto esterno o interno all’organizzazione del titolare del documento ma comunque e sempre diverso e terzo rispetto al fornitore del servizio, e attraverso la predisposizione del manuale della conservazione a cura del responsabile della conservazione, costituendo un documento informatico (da conservare perciò anch’esso a norma nelle versioni che si succedono nel tempo) che costituisce una sorta di “giornale di bordo” delle tipologie documentali inviate al sistema di conservazione, dei relativi metadati e dell’organizzazione che presiede il sistema.
Il sistema di conservazione assicura più in particolare, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione degli oggetti digitali in esso conservati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, e cioè non solo dei documenti informatici e dei metadati ad essi associati, ma anche delle aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie).
Il sistema di conservazione garantisce inoltre l’accesso all’oggetto conservato per il periodo previsto dal piano di conservazione del titolare dell’oggetto della conservazione e dalla normativa vigente, o per un tempo superiore eventualmente concordato tra le parti, indipendentemente dall’evoluzione del contesto tecnologico. Il sistema di conservazione è logicamente distinto dal sistema di gestione documentale. Molto spesse le imprese si sono limitate ad inviare ad un sistema di conservazione certificata esclusivamente i documenti per i quali la normativa ne ha prescritto, espressamente, il mantenimento in formato elettronico. Si pensi alle fatture elettroniche Italia per le quali il legislatore ha prescritto non solo la loro emissione e trasmissione informatica ma anche la sua conservazione elettronica. Allo stesso modo, occorre tuttavia ragionare per tutti i documenti informatici, sia dall’origine che derivanti dalla scansione di documenti analogici: ai fini della loro valida esibizione in giudizio, opponibilità alle controparti nonché alle autorità di vigilanza e controllo, la normativa di riferimento ne prescrive l’estrazione da un sistema di conservazione in grado di assicurarne immodificabilità, integrità, autenticità dell’origine e leggibilità nel tempo.
