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Con la piena operatività delle Linee Guida dal 1° gennaio 2022, la figura del Responsabile della Conservazione ha finito per assumere e rivestire, se possibile, un ruolo ancora di maggiore responsabilità rispetto a quanto prevedevano le precedenti regole tecniche dettate dal D.P.C.M 3 dicembre 2013.
In capo al Responsabile della Conservazione viene posta una responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione nonostante l’eventuale affidamento, in tutto o in parte, ad un conservatore di tutte le attività e le funzioni correlate. La responsabilità si attiva, in capo al RdC, laddove non abbia esercitato quei poteri di verifica e controllo su quanto realizzato dal conservatore e, al Titolare dei documenti inviati in conservazione, venga contestato il contenuto dei documenti e la loro validità sul presupposto della loro non corretta conservazione a norma.
La delega allo svolgimento delle proprie attività o parte di esse oltre ad essere riportata nel manuale di conservazione, deve individuare le specifiche funzioni e competenze delegate.
L’unica attività non delegabile, oltre a quella della responsabilità giuridica generale, è la redazione del manuale di conservazione ed il suo aggiornamento. Ciò comporta la necessità di realizzare, a cura e da parte del Responsabile della Conservazione, tutte le necessarie attività di verifica e controllo sul processo realizzato dal fornitore del servizio, non potendo pertanto lo stesso Responsabile limitarsi a rivestire un mero incarico formale ma dovendo, al contrario, presiedere il processo occupandosi di vigilare sulla corretta esecuzione dello stesso.
Per i soggetti diversi dalla Pubblica amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto anche da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al conservatore al fine di garantire la funzione del titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.
Il nominativo ed i riferimenti del responsabile della conservazione devono essere indicati nelle specifiche del contratto con il conservatore, nel quale sono anche riportate le attività affidate al responsabile del servizio di conservazione.
Le aziende (titolari dei documenti) si sono trovate, e laddove non ancora adeguate, si trovano ancora oggi, ad affrontare la scelta circa l’individuazione di una figura interna o esterna cui affidare lo specifico ruolo tenuto conto delle responsabilità connesse e delle attività concrete da realizzarsi.
