CONDIVIDI SU
L'articolo 4 del decreto Adempimenti, pubblicato in G.U. 9 del 12 gennaio, riconosce al depositario delle scritture contabili la possibilità di comunicare direttamente all'agenzia delle Entrate la cessazione dell'incarico di tenuta delle scritture medesime mediante una procedura interamente telematica.
La norma in esame, introducendo il nuovo comma 3-bis all'articolo 35 del Dpr 633/1972, ha così recepito le raccomandazioni del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili (Cndcec) e posto rimedio ad una problematica che, fino ad oggi, non offriva adeguati strumenti di tutela al professionista nell'ipotesi di interruzione del rapporto con il cliente per i motivi più svariati (cessazione volontaria, rinuncia all'incarico, irreperibilità del cliente, ecc.).
Difatti, in caso di cessazione del mandato professionale, spettava esclusivamente al contribuente assolvere il relativo obbligo comunicativo entro 30 giorni dall'avvenuta variazione.
Il problema però nasceva quando l'ex cliente restava inerte ed il professionista si trovava così ad essere ancora "formalmente" depositario delle scritture contabili ed esposto al rischio di richieste e accessi degli uffici finanziari anche molti anni dopo la chiusura dei rapporti con il cliente.
Per evitare tali inconvenienti è ora previsto che, qualunque sia il motivo di cessazione, se il contribuente non provvede alla comunicazione della variazione entro il termine di 30 giorni, il depositario nei successivi 60 giorni, previo avviso al proprio assistito mediante Pec o raccomandata, può provvedere in proprio effettuando telematicamente la comunicazione di cessazione dell'incarico, che verrà inserita anche nel cassetto fiscale del cliente cessato.
Da tale momento si presume che il luogo di conservazione sia il domicilio fiscale del contribuente.
GLI OBBLIGHI PER I SOGGETTI IVA
I soggetti Iva sono tenuti ad una serie di obblighi formali e strumentali. A tal fine, è previsto, quale adempimento propedeutico, l'obbligo di dichiarare la "nascita" all'agenzia delle Entrate dell'attività economica rilevante ai fini dell'imposta (esercizio d'impresa, arte o professione).
A seguito di tale dichiarazione, al contribuente viene rilasciato un numero di identificazione (numero di partita Iva) che resterà invariato anche nelle ipotesi di variazioni di domicilio fiscale fino al momento della cessazione dell'attività.
L'obbligo di identificazione deriva dall'articolo 213 direttiva 2006/112/Ce che stabilisce che il soggetto passivo, oltre all'inizio della sua attività, deve dichiarare anche gli eventi che comportano una variazione degli elementi originariamente indicati nonché la cessazione della propria attività.
Nella normativa interna l'articolo 35 del Dpr 633/1972 pone delle regole ben precise e prevede che i soggetti che intraprendono un'attività di impresa, arte o professione nel territorio dello Stato, o vi istituiscono una stabile organizzazione, devono, entro 30 giorni, farne dichiarazione all'agenzia delle Entrate, utilizzando modelli conformi a quelli approvati con provvedimenti del direttore dell'Agenzia.
In particolare, si tratta del modello AA7 per i soggetti diversi dalle persone fisiche e del modello AA9 per le imprese individuali e i lavoratori autonomi.
I contribuenti tenuti all'iscrizione al Registro delle imprese o al Registro delle notizie economiche e amministrative (Rea) devono invece trasmettere il modello avvalendosi della comunicazione unica.
Specularmente, in caso di variazione di uno degli elementi indicati nella dichiarazione "anagrafica", il contribuente deve presentare, entro 30 giorni dal verificarsi dell'evento modificativo, una apposita dichiarazione di "variazione dati", utilizzando i medesimi modelli previsti per l'inizio attività.
LA VARIAZIONE DEL LUOGO DI TENUTA DELLE SCRITTURE
Tra i dati obbligatori da comunicare in sede di inizio attività, l'articolo 35 indica il luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili. Si tratta di un dato fondamentale per l'espletamento dei controlli da parte dell'Amministrazione finanziaria e, per questa ragione, la comunicazione di tale luogo è stata resa obbligatoria già in sede di inizio attività.
Generalmente il contribuente si avvale di un professionista per la tenuta della propria contabilità e, presso quest'ultimo, deposita le proprie scritture contabili. Può accadere tuttavia che si verifichi una variazione al riguardo, perché ad esempio si decide di cambiare commercialista.
In tal caso, in base al disposto normativo, il contribuente deve darne comunicazione entro 30 giorni.
Su tale adempimento è intervenuta anche l'agenzia delle Entrate con la risoluzione 65/2011, chiarendo che l'obbligo di comunicare la variazione del luogo di custodia delle scritture contabili spetta sempre e solo al contribuente, non potendo essere assolto dal soggetto con il quale cessa il rapporto di deposito. Quest'ultimo può però presentare il modello di variazione ma solo su espressa delega del contribuente ovvero - in presenza dei relativi presupposti - in qualità di incaricato della trasmissione telematica.
Il depositario cessato, interessato al corretto adempimento dell'obbligo di comunicazione anche per tutelarsi in caso di eventuali accessi o richieste di ispezioni documentali ai sensi dell'articolo 52 del Dpr 633/1972, può chiedere al contribuente una prova dell'invio del modello di variazione dei dati. In mancanza di tale conferma, il depositario può comunicare all'agenzia delle Entrate (mediante raccomandata o Pec) l'avvenuta risoluzione del rapporto di deposito allegando una copia del verbale di consegna delle scritture.
Analoga comunicazione può essere presentata dal depositario nel caso in cui sia stato impossibilitato a restituire le scritture contabili al contribuente, indicandone la motivazione.
Tuttavia, la procedur prospettata dall'Amministrazione finanziaria presentava alcune criticità - riscontrate anche nei documenti del Cndcec di luglio 2016 e di ottobre 2018 - legate al fatto che, nonostante l'espletamento di tutti gli obblighi del caso, non sempre la comunicazione effettuata dal depositario veniva nella pratica recepita dagli Uffici.
In un'ottica di semplificazione, il Cndcec ha proposto che, in caso di inattività del contribuente, il professionista poteva farsi parte diligente ed effettuare autonomamente la comunicazione di cessazione del rapporto di deposito all'Amministrazione Finanziaria, ad esempio inviando telematicamente la comunicazione di variazione, previo sollecito inviato tramite raccomandata all'ex cliente, ed autocertificando la situazione creatasi.
LA RINUNCIA TELEMATICA DEL DEPOSITARIO
In linea con le raccomandazioni e le proposte del Cndcec, è ora previsto che il professionista interessato, in caso di inerzia o negligenza dell'ex cliente, possa comunicare autonomamente una dichiarazione da cui risulta la fine dell'incarico.
In particolare, il nuovo comma 3-bis stabilisce che se il contribuente ha affidato a terzi l'incarico di tenuta e conservazione delle scritture contabili e non provvede, in caso di cessazione del relativo incarico, alla presentazione della dichiarazione variazione dati, nei successivi 60 giorni dalla scadenza del termine ivi previsto il depositario avvisa il contribuente, mendiante Pec o lettera raccomandata con avviso di ricevimento, che comunicherà alle Entrate la cessazione dell'incarico.
Il depositario uscente, una volta assolto l'onere comunicativo, entro i medesimi 60 giorni provvede all'invio di tale comunicazione all'agenzia delle Entrate. A decorrere dalla data di invio di quest'ultima comunicazione, il luogo di conservazione si presume coincidere con il domicilio fiscale del contribuente.
Per una maggiore tutela del cliente cessato, la comunicazione presentata dal depositario è resa disponibile anche nel cassetto fiscale del soggetto passivo.
Occorrerà attendere prima che la nuova procedura diventi operativa in quanto il modello di comunicazione dell'ex depositario e le relative modalità di trasmissione telematica verranno definiti con apposito provvedimento del direttore dell'agenzia delle Entrate da emanarsi entro 90 giorni dalla data di entrata in vigore (13 gennaio 2024) del decreto Adempimenti.
In definitiva, la novella deve essere accolta con favore in quanto colma una lacuna che costringeva i professionisti a subire passivamente gli inadempimenti degli ex clienti di studio.
Risolto tale problema, resta tuttavia da sciogliere il nodo riguardante il luogo di spedizione dei documenti nel caso in cui il cliente sia divenuto irreperibile.
