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Ricevute di pagamenti elettronici, effettuati con carta di credito aziendale, di per sé non sufficienti a documentare fiscalmente la spesa deducibile a meno che non siano accompagnate da altri giustificativi, come ad esempio le ricevute dei taxi. È la posizione espressa dall'agenzia delle Entrate, con la risposta a interpello 142/2024, richiamando le precedenti indicazioni rese in tema di dematerializzazione e conservazione di note spese e giustificativi.
Inoltre, la risposta ribadisce come si sia in presenza di documenti analogici originali non unici quando si può risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti: in questo caso si può procedere all'acquisizione della loro immagine, senza attestazione di conformità da parte di un pubblico ufficiale, ai fini della successiva distruzione dell'originale cartaceo una volta completato il processo di conservazione elettronica.
In ragione della procedura di acquisizione e gestione delle immagini realizzata, il contribuente istante chiedeva tra l'altro proprio di riconoscere la natura di orignali non unici alle copie digitali delle note spese e dei relativi allegati. L''interpello è stato infatti presentato da una società interessata a realizzare un progetto di dematerializzazione delle note spese e dei documenti giustificativi ricevuti dai dipendenti durante le trasferte di lavoro: spese, soprattutto per servizi di trasporto tramite taxi, sostenute utilizzando solitamente la carta di credito aziendale. Il sistema è strutturato non solo per garantire l'acquisizione dell'immagine dei giustificativi, ma anche per compilare in modalità pressocché automatizzata la nota spese, assicurando anche l'autenticità dell'origine del documento, e cioè la provenienza e l'associazione al dipendente attraverso autenticazione a più fattori (single sign on).
L'utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale garantisce infine la validità dei dati attraverso la realizzazione di controlli automatici sulla coerenza della nota spese e dei documenti giustificativi, evidenziando discordanze, incoerenze e errate imputazioni. Il sistema informatico permette infatti la creazione automatica di una versione digitale della spese, previa scansione del giustificativo cartaceo utilizzando una app installata sullo smartphone aziendale.
La tecnologia Ocr (Optical character recognition) a tal fine utilizzata, assicura il riconoscimento ottico dei caratteri, acquisendo le informazioni relative a esercente, data e ora della spesa, città, importi e tipo di giustificativo. Una volta validati dal responsabile, nota spese e giustificativi acquisiscono le caratteristiche di immodificabilità, integrità e leggibilità nel tempo mediante l'invio ad un sistema di conservazione elettronica a norma.
L'agenzia delle Entrate ricorda come le prestazioni di trasporto rese dai tassisti sono soggette all'obbligo, su richiesta del committente, di fattura che, quando emessa, costituisce documento analogico originale non unico. Tuttavia, se non viene emessa fattura, si è in presenza, comunque, di documenti non unici quando la ricevuta del taxi è riportata nella contabilità del fornitore e la contabile di pagamento nell'estratto conto del titolare della carta di credito o di debito.
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