CONDIVIDI SU
Un evidente segnale di allineamento delle disposizioni fiscali per la conservazione dei documenti informatici alle norme del Cad (e relative regole tecniche) è ravvisabile nelle modalità di gestione e generazione delle copie informatiche o per immagine di documenti analogici. Costituiscono infatti oggetto di conservazione rilevante a fini fiscali non solo i documenti nativamente informatici ma anche le copie informatiche e le copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici. La copia informatica è, secondo la definizione del Cad, il documento informatico avente un contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto. La copia per immagine è anch'esso un documento informatico caratterizzata non solo dal medesimo contenuto ma anche da forma identica al documento analogico da cui è tratta.
Iter procedurale
Prima di procedere alla loro conservazione elettronica, i documenti analogici devono quindi essere assoggettati a un processo di generazione come copie informatiche o come copie per immagine secondo le regole stabilite dall'articolo 22 comma 3 del Cad. Questa disposizione riconosce alle copie la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Nel processo di generazione occorre rispettare le regole tecniche di cui all'articolo 71 del Cad (su formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici) per le quali si attende ancora l'approvazione definitiva. La bozza predisposta e circolarizzata da Agid (Agenzia per l'Italia digitale) richiede comunque per le copie l'utilizzo di processi e strumenti che assicurino contenuto e forma identici a quelli del documento analogico, oltre alla sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata da parte del soggetto che effettua la copia.
Analogamente dispone il Dm 17 giugno 2014 per le copie informatiche o per immagine di documenti analogici esigendo quindi l'apposizione di firma qualificata, digitale ovvero di quella elettronica basata su certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali, come nel caso delle credenziali per l'accesso ad Entratel.
Per le copie informatiche o per immagine di documenti analogici originali unici il decreto impone invece l'autenticazione del notaio o di altro pubblico ufficiale, a ciò autorizzato, secondo le modalità di cui all'articolo 22, comma 2 del Cad. Questa disposizione riconosce alle copie la medesima efficacia probatoria degli originali se la conformità è attestata da tali soggetti, e quindi non da colui che effettua la copia, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata. Il regolamento 17 giugno 2014 ha decretato sul punto in quanto legittimato dall'articolo 21, comma 5 del Cad. Tuttavia, per ragioni di opportunità, l'amministrazione si sarebbe dovuta occupare del tema nel corpo del Dpcm 21 marzo 2013 con cui sono stati individuati alcuni documenti originali analogici unici per i quali, per esigenze di natura pubblicistica, sussiste l'obbligo di conservazione in elettronico o, in alternativa, l'attestazione di conformità del documento informatico. In questo elenco non compaiono documenti a rilevanza fiscale o doganale come ad esempio il certificato d'origine. Anche i documenti del settore doganale possono infatti essere conservati in elettronico. Con provvedimenti direttoriali, saranno individuate le modalità per assolvere agli obblighi di comunicazione della scelta di conservare elettronicamente i documenti doganali e le modalità da seguire per l'esibizione in caso di ispezioni, verifiche e controlli.
