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Al via l’elenco dei conservatori accreditati: Agid ha infatti completato l’iter istruttorio, disegnato con la Circolare n. 65 del 2014, valutando la documentazione prodotta dai soggetti che per primi hanno inteso conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti di qualità e sicurezza adottati per le attività di conservazione realizzate.
L’elenco è consultabile sul sito internet www.agid.gov.it.
L’iscrizione all’elenco, secondo quanto previsto dall’articolo 44-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale, certifica di fatto la conformità dei processi di conservazione realizzati ed adottati alle regole tecniche in materia dettate dal D.P.C.M. del 3 dicembre 2013. La conformità a tali regole va raggiunta e assicurata comunque anche da conservatori che non si iscrivono all’elenco: l’adeguamento dei sistemi di conservazione già esistenti deve essere effettuato entro e non oltre l’11 aprile 2017 e cioè 36 mesi dall’entrata in vigore del decreto del presidente del Consiglio dei Ministri secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione.
In ogni caso, risultare tra i conservatori accreditati permette di offrire e fornire i propri servizi alle pubbliche amministrazioni obbligate ad affidarsi esclusivamente a soggetti iscritti all’elenco tenuto da Agid se intendono esternalizzare i processi di conservazione dei propri documenti.
I conservatori accreditati sono, infatti, soggetti dotati di requisiti di qualità e sicurezza di livello tale da potere svolgere attività di conservazione. I soggetti privati devono in particolare costituirsi in società di capitali e dotarsi di un capitale sociale non inferiore a duecentomila euro. I conservatori devono dimostrare di possedere l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere attività di conservazione, utilizzando personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti in grado di rispettare le norme del CAD e le relative regole tecniche. Ulteriori garanzie dei sistemi accreditati risiedono nella loro affidabilità, sicurezza e gestione secondo criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità. Tra la documentazione tecnica da trasmettere vi è per questo la certificazione ISO 27001:2013 per il sistema di gestione della sicurezza delle informazioni rilasciato da un ente di certificazione accreditato. Sino al termine di validità previsto, e comunque non oltre il 1 ottobre 2015, restano valide le certificazioni 27001:2005 già rilasciate.
Si precisa infine che l’iscrizione all’elenco (ora formalizzata da AGID), costituisce solo il primo e fondamentale passaggio di una più ampia, approfondita e continuativa attività di controllo, monitoraggio e vigilanza realizzata da Agid, chiamata a verificare costantemente, secondo determinate tempistiche, il permanere dei requisiti in capo agli iscritti e la veridicità di quanto dichiarato dagli stessi. Di conseguenza i conservatori accreditati sono tenuti a realizzare una costante opera di manutenzione, aggiornamento e revisione sia della documentazione prodotta che dei processi realizzati così da risultare sempre allineati alle prescrizioni tecniche e garantire i più elevati livelli di servizio anche in sede di verifiche ispettive di Agid.
Alessandro Mastromatteo
Benedetto Santacroce
